Digitalización de Documentos

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La digitalización de documentos es el proceso técnico mediante el cual se convierten documentos físicos en archivos digitales, mediante el uso de escáneres profesionales y software de procesamiento de imágenes. Este proceso incluye fases como la captura, optimización, indexación y, opcionalmente, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para generar archivos digitales con capacidad de búsqueda.

Este servicio permite:

Optimizar la gestión documental, integrando los archivos en sistemas electrónicos (DMS/ECM).
Facilitar el acceso y consulta de información desde cualquier ubicación.
Respaldar el archivo Físicoen situaciones de procesos legales, valor probatorio.
Incrementar la seguridad, mediante respaldos digitales y control de accesos.
Cumplir con normativas legales y técnicas de conservación documental.

La digitalización es una pieza fundamental en los procesos de transformación digital, continuidad operativa y mejora de la eficiencia en la administración de la información empresarial.

¿Qué contempla un servicio de digitalización documental?

Un servicio estándar de digitalización de documentos suele incluir las siguientes etapas:

Recolección y preparación de documentos

Clasificación y organización del material físico.
Retiro de elementos que puedan interferir con el escaneo (grapas, clips,
carpetas).

Digitalización o escaneo

Uso de equipos de escaneo de alta capacidad.
Captura de imágenes en color, blanco y negro o escala de grises, según el tipo de documento.
Configuración de resolución de imagen, generalmente entre 200 y 600 dpi.

Procesamiento de imágenes

Aplicación de ajustes básicos como recorte, alineación, limpieza de fondo y optimización visual.

Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)

Conversión del contenido escaneado a texto digital, permitiendo búsquedas dentro del documento y generación de archivos en formatos como PDF con capacidad de búsqueda.

Indexación

Asignación de metadatos (número de documento, nombre del cliente, fecha, etc.) para facilitar la búsqueda posterior.

Entrega en formato digital

PDF, TIFF, JPG u otros formatos según necesidad.
Transferencia vía nube, USB, disco duro, o integración con sistemas documentales (DMS).

Custodia o destrucción del archivo físico

Según requerimientos del cliente: se puede devolver, almacenar o destruir con certificación.

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