En Colombia, la digitalización no es un simple escaneo de imágenes; está rigurosamente regulada por la Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico), el Decreto 1080 de 2015 y las directrices del Archivo General de la Nación (AGN).

Transarchivos ejecuta proyectos de digitalización con valor legal. Esto significa que aplicamos protocolos técnicos estrictos de autenticidad, integridad y disponibilidad. Aseguramos la correcta indexación de metadatos y, si la regulación de su sector lo exige.

Transformar sus documentos físicos en activos digitales estructurados, eliminamos los tiempos muertos de búsqueda y la dependencia de un espacio físico. Transarchivos entrega la información organizada e indexada por los criterios clave que su negocio necesite (ej. número de identificación, fecha, tipo de contrato, nombre de cliente). Esto permite que, a través de su sistema de gestión documental o el software dispuesto, sus colaboradores localicen los documentos de forma ágil.

En Transarchivos asesoramos a la alta gerencia para aplicar una digitalización inteligente y costo- eficiente. Antes de encender un escáner, analizamos el ciclo de vida de su información utilizando

instrumentos como las Tablas de Retención Documental (TRD). Recomendamos digitalizar de forma prioritaria los documentos de alta consulta operativa, los de conservación permanente y aquellos de alto riesgo legal. Para el archivo histórico o de baja consulta, implementamos nuestro modelo de Custodia Física con Digitalización bajo Demanda, donde el documento solo se digitaliza si el cliente lo solicita. De esta manera, optimizamos al máximo su presupuesto, invirtiendo solo en la información que genera valor real para el
negocio.

En Transarchivos mitigamos el riesgo operativo mediante dos modalidades adaptables y una estricta cadena de custodia, ofrecemos:
1. Digitalización Documental (En nuestro centro de operación): Transportamos el archivo bajo estrictos protocolos de seguridad y códigos de barras a nuestras instalaciones controladas. Si durante el proceso su empresa requiere un documento urgente, nuestro equipo lo ubica en la línea de
producción de forma prioritaria, lo digitaliza y se lo envía electrónicamente.
2. Digitalización In-house (En sus instalaciones): Desplazamos nuestro personal experto y tecnología especializada directamente a su sede. De esta forma, los documentos nunca salen de su empresa y su equipo puede consultarlos de inmediato si es necesario.