Custodia de Archivos

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En un mundo digital cada vez más interconectado, la seguridad de sus archivos es de suma importancia. En Transarchivos Ltda, entendemos el valor que sus documentos y datos tienen para usted y su organización. Es por eso que ofrecemos un servicio de custodia de archivos confiable y seguro.

¿Qué es la custodia de archivos?

La custodia de archivos es un servicio especializado que consiste en el resguardo, protección y gestión adecuada de documentos y archivos importantes para una organización. Este servicio se encarga de garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad de los archivos a lo largo de su ciclo de vida.

La custodia de archivos puede abarcar tanto documentos físicos como archivos digitales. En el caso de los documentos físicos, implica su almacenamiento en instalaciones seguras que cumplen con estándares de protección contra incendios, humedad, robo y acceso no autorizado. Además, puede incluir la indexación, clasificación y organización de los archivos para facilitar su búsqueda y recuperación.

En el caso de los archivos digitales, la custodia implica su almacenamiento en servidores seguros y respaldados, con medidas de seguridad robustas para prevenir pérdidas, daños o accesos no autorizados. También puede involucrar la gestión de versiones, copias de seguridad periódicas y políticas de retención para cumplir con requisitos legales o regulatorios.

Procedimiento de Custodia de Archivos

El proceso de custodia de archivos en Colombia implica una serie de pasos y requisitos establecidos por la normativa legal.

Es importante tener en cuenta que los detalles específicos del proceso de custodia de archivos pueden variar según las necesidades y requisitos de cada organización, así como las regulaciones legales y normativas vigentes en Colombia. Por lo tanto, comunicate con nuestros canales de atencion para recibir una atencion personalizada.

Identificación y Clasificación

El primer paso es identificar y clasificar los documentos de acuerdo con su naturaleza y características. Esto implica categorizarlos en diferentes tipos de documentos, como contratos, facturas, correspondencia, informes, entre otros.

Indexacion y Registro

Una vez clasificados, los documentos deben ser indexados y registrados. Esto incluye asignarles metadatos relevantes, como nombres, fechas, números de expedientes y cualquier otra información necesaria para su identificación y búsqueda posterior.

Embalaje y Etiquetado

Los documentos deben ser debidamente embalados y etiquetados para su almacenamiento. Se utilizan cajas o carpetas adecuadas que brinden protección y preservación a largo plazo.

Almacenamiento Seguro

Los archivos se almacenan en instalaciones seguras que cumplen con los requisitos de conservación, como control de temperatura, humedad y protección contra incendios. Estas instalaciones pueden ser en el lugar de trabajo de la empresa o en instalaciones externas especializadas.

Control de Acceso

Se implementan medidas de seguridad para garantizar el acceso controlado a los archivos. Esto incluye sistemas de control de acceso, cámaras de seguridad, protección contra incendios y políticas de confidencialidad para proteger la integridad y confidencialidad de los documentos.

Ciclo de Vida

Se establecen políticas y procedimientos para la retención y disposición de los documentos. Esto incluye determinar los plazos de retención legal y establecer procesos para la eliminación adecuada de documentos obsoletos o de valor limitado.

Consulta y Recuperación

Se brindan servicios de consulta y recuperación de documentos a solicitud de los usuarios. Esto implica contar con un sistema eficiente de búsqueda y entrega de documentos, ya sea físicamente o a través de medios electrónicos, según lo acordado con los clientes.

Auditoria y Cumplimiento

Las empresas de custodia de archivos están sujetas a auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento de las normativas y regulaciones establecidas. Esto puede incluir auditorías internas y externas para verificar el cumplimiento de los estándares de gestión documental.

Custodia de las unidades de almacenamiento en Nuestro Centro Documental el cual está dotado de estantería de carga pesada de acuerdo a la norma Icontec 2001, circuito cerrado de televisión, vigilancia 24 horas , sistema de extinción de incendios, acceso restringido al personal no autorizado elementos que garantizan condiciones óptimas de conservación seguridad y confidencialidad.

La custodia de archivos no solo se enfoca en la protección física o digital de los documentos, sino también en su correcta gestión y disposición. Esto implica el seguimiento de los plazos de retención, la eliminación adecuada de documentos obsoletos o expirados, y la implementación de políticas de destrucción segura cuando sea necesario.

Al confiar en un servicio de custodia de archivos, las organizaciones pueden beneficiarse de un acceso rápido y eficiente a sus documentos cuando los necesiten, así como de una mayor seguridad y cumplimiento normativo. Además, permite liberar espacio físico en las instalaciones de la empresa y optimizar la gestión documental en general.

Preguntas frecuentes:

¿Cuál es el beneficio económico real de tercerizar la custodia de nuestros archivos físicos con Transarchivos en lugar de mantenerlos en nuestras propias instalaciones?

Mantener un archivo inactivo en oficinas comerciales es uno de los costos ocultos más ineficientes para una empresa. Transarchivos le permite liberar valiosos metros cuadrados de infraestructura de alto costo para destinarlos al core business de su negocio (puestos de trabajo, salas de juntas o áreas comerciales).

Al externalizar la custodia con nosotros, usted transforma un costo fijo de arrendamiento y administración de espacio en un costo variable y escalable: solo paga por el volumen exacto de cajas que tiene en custodia. Además, elimina los gastos asociados a personal dedicado al archivo, sistemas de seguridad y mantenimiento de infraestructura física.

¿Qué condiciones de seguridad, infraestructura y prevención de riesgos ofrece Transarchivos para garantizar la protección absoluta de documentos físicos?

En Transarchivos protegemos su patrimonio documental bajo los más estrictos estándares de seguridad
industrial y física. Nuestras instalaciones cuentan con:
1. Sistemas de prevención y control de incendios
2. Monitoreo y seguridad 24/7
3. Control ambiental preventivo

¿Cómo garantizan la rápida localización de un documento específico cuando lo requiero y en qué condiciones de servicio opera su entrega?

Cada caja y expediente que ingresa a Transarchivos es codificado mediante sistemas inteligentes de códigos de barras y asociado a nuestro software de gestión.

Cuando su empresa requiera una consulta, nuestro equipo procesará la solicitud de manera eficiente. Usted puede solicitar la consulta física del documento (con transporte seguro hasta sus oficinas) o para mayor agilidad, solicitar un Servicio inmediato donde escaneamos el documento requerido y se lo enviamos de forma electrónica y segura.

¿De qué manera nos ayuda Transarchivos a controlar el crecimiento del archivo y a gestionar la eliminación legal de los documentos que ya vencieron?

Trabajamos de la mano con los instrumentos archivísticos de su empresa (como las Tablas de Retención Documental – TRD) para parametrizar las fechas de vencimiento legal y administrativo de sus archivos. Transarchivos le notificará formalmente para proceder, bajo su estricta autorización, a la eliminación segura y certificada de los documentos.

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