Un archivo sin inventariar es un centro invisible de costos y un multiplicador de ineficiencias. En Transarchivos demostramos el retorno de inversión a través de tres pilares inmediatos:

1. Optimización de espacio: El levantamiento nos permite identificar con precisión técnica qué
documentos están duplicados o ya cumplieron su ciclo de vida legal, liberando metros cuadrados de
oficinas de alto costo.
2. Mitigación de tiempos muertos: Un ejecutivo o colaborador pierde un promedio de hasta el 20% de
su jornada laboral buscando información desorganizada. Garantizamos que toda su información esté al
alcance de su mano de forma rápida y sin complicaciones.
3. Prevención de contingencias legales: Evita costosas multas o la pérdida de litigios jurídicos y
comerciales por no encontrar un documento crítico en el momento requerido. No es un gasto; es un
blindaje operativo y financiero.

En Colombia, la gestión documental está estrictamente regulada por el Archivo General de la Nación (AGN) y
la Ley 594 de 2000. Transarchivos no realiza un simple conteo físico; estructuramos e identificamos la
información de acuerdo con las más rigurosas normas archivísticas nacionales.

Durante el proceso, clasificamos los expedientes determinando de forma exacta su volumen, estado de
conservación y tipología documental. Esto permite alimentar directamente los instrumentos archivísticos
obligatorios de su organización (como las Tablas de Retención Documental – TRD), asegurando que su
empresa esté 100% blindada ante auditorías de entes de control, entes certificadores (ISO) o requerimientos
de las superintendencias.

La seguridad de la información es nuestro compromiso principal. En Transarchivos ejecutamos el
levantamiento de inventario bajo estrictas cadenas de custodia y protocolos de confidencialidad respaldados
por acuerdos legales (NDA) con nuestro personal altamente calificado. Cada paso del proceso (desde la
identificación en el sitio hasta el registro en nuestras bases de datos) es trazable. Además, durante el
levantamiento realizamos una evaluación del estado físico del material, detectando de forma preventiva
riesgos de deterioro biológico, humedad o afectaciones estructurales, sugiriendo medidas inmediatas de
restauración o digitalización para garantizar la total continuidad y preservación del patrimonio documental de
su negocio.

Definitivamente sí. Digitalizar un archivo desorganizado es simplemente trasladar el caos físico al entorno
digital, lo cual duplica los costos y disminuye la eficiencia. El levantamiento de inventario es el pilar
fundamental y el primer paso obligatorio hacia una transformación digital exitosa. Al identificar, clasificar y
depurar los documentos con Transarchivos, definimos con exactitud qué información es crítica para ser
indexada y digitalizada de manera inteligente. Esto optimiza el presupuesto de digitalización, asegurando que
su empresa invierta solo en la información que genera valor estratégico y permitiendo que los motores de
búsqueda encuentren los archivos de forma inmediata en el futuro ecosistema digital de la compañía.