Con Transarchivos Ltda, podrás contar con una metodología probada y herramientas de vanguardia para llevar a cabo el levantamiento de inventario de manera precisa y sin complicaciones. Nuestro enfoque personalizado nos permite adaptarnos a las necesidades únicas de tu empresa, brindando soluciones que maximizan la productividad y minimizan los riesgos asociados con la gestión documental.
¿Que es el levantamiento de inventario?
Proceso que comprende la intervención de las series documentales desde su traslado hasta la elaboración de la base de datos con el fin de garantizar la consulta y acceso a la información
El levantamiento de inventario en una empresa de gestión documental se refiere al proceso de recopilación, registro y análisis de todos los documentos y archivos físicos o digitales que están bajo la custodia de la empresa. Este proceso tiene como objetivo principal obtener un panorama completo y preciso de los documentos que la empresa maneja, así como su ubicación y estado.
es un proceso continuo, ya que nuevos documentos ingresan constantemente y otros pueden ser eliminados o archivados. Mantener un inventario actualizado y preciso es fundamental para asegurar un eficiente manejo y control de la documentación de la empresa.
Es importante destacar que el levantamiento de inventario debe llevarse a cabo regularmente para mantener la precisión y actualidad de los registros. La frecuencia puede variar según las necesidades y las características de cada empresa, pero se recomienda realizar al menos una vez al año o en intervalos regulares para garantizar la integridad de los datos de inventario.
procedimiento levantamiento de inventario
Transarchivos Ltda
El proceso de levantamiento de inventario de archivos en Colombia implica la recopilación y registro de información detallada sobre los archivos físicos de una organización; Es importante tener en cuenta que los detalles específicos del proceso de levantamiento de inventario pueden variar según las necesidades y requisitos de cada organización, así como las regulaciones legales y normativas vigentes en Colombia. Por lo tanto, comunicate con nuestros canales de atencion para recibir una atencion personalizada
identificacion de archivos
El primer paso es identificar los archivos existentes en la organización. Esto implica realizar un relevamiento exhaustivo de todas las áreas y departamentos para identificar los archivos físicos almacenados, tanto en estanterías como en armarios o cualquier otro lugar de almacenamiento.
categorización y clasificación
Una vez identificados los archivos, se procede a categorizarlos y clasificarlos. Esto implica agruparlos en diferentes tipos de archivos, como contratos, facturas, correspondencia, informes, entre otros, y asignarles una identificación única o número de expediente.
registro de información
Se registra información detallada sobre cada archivo en el inventario. Esto puede incluir datos como el número de expediente, el título o descripción del archivo, las fechas de creación y cierre, la ubicación física, el responsable del archivo y cualquier otra información relevante.
Digitalización de metadatos
Además de registrar la información en formato físico, es recomendable crear una versión digital de los metadatos del inventario. Esto facilita la búsqueda y consulta de información, así como la actualización y mantenimiento del inventario a lo largo del tiempo.
etiquetado y marcado
Cada archivo físico debe ser etiquetado y marcado de manera clara y legible. Esto puede incluir el uso de etiquetas o etiquetas adhesivas con información relevante, como el número de expediente, el título del archivo y cualquier otra indicación necesaria para su identificación.
control de acceso
Se implementan medidas de control de acceso y seguridad para proteger los archivos físicos. Esto puede incluir el uso de sistemas de cerraduras o controles de acceso a las áreas de almacenamiento, la vigilancia de cámaras de seguridad y la implementación de políticas de confidencialidad.
Actualización y mantenimiento
El inventario de archivos debe ser actualizado y mantenido de manera regular. Esto implica registrar cualquier cambio o movimiento de los archivos, así como llevar un registro actualizado de los archivos que son agregados o retirados del inventario.
ventajas del servicio
Transarchivos Ltda
Contratar un servicio de levantamiento de inventario de una empresa de gestión documental puede brindar varias ventajas. A continuación, se presentan algunas de ellas:
Experiencia y conocimiento especializado: Las empresas de gestión documental cuentan con personal capacitado y especializado en el manejo de inventarios y documentos. Tienen experiencia en realizar levantamientos de inventario precisos y eficientes, utilizando mejores prácticas y metodologías específicas para garantizar resultados óptimos.
Ahorro de tiempo y recursos: Externalizar el levantamiento de inventario a una empresa especializada permite a tu empresa ahorrar tiempo y recursos internos. El personal de la empresa de gestión documental se encargará de realizar el levantamiento de inventario de manera eficiente, lo que te permitirá enfocarte en tus operaciones principales y otras tareas críticas para tu negocio.
Exactitud y precisión: Las empresas de gestión documental utilizan herramientas y tecnologías avanzadas para garantizar la precisión en el levantamiento de inventario. Esto incluye el uso de escáneres de códigos de barras, software de gestión documental y sistemas de seguimiento de activos. Como resultado, se reduce la posibilidad de errores humanos y se obtiene un inventario más preciso.
Mejor organización y acceso a los documentos: Durante el levantamiento de inventario, las empresas de gestión documental también pueden ayudar a organizar y categorizar tus documentos de manera más efectiva. Esto facilita la búsqueda y recuperación de documentos cuando sea necesario, lo que ahorra tiempo y mejora la eficiencia operativa en tu empresa.
Seguridad y confidencialidad: Las empresas de gestión documental tienen protocolos y medidas de seguridad establecidas para proteger la confidencialidad y privacidad de tus documentos. Esto incluye la implementación de controles de acceso, sistemas de copia de seguridad y almacenamiento seguro de los documentos. Al contratar sus servicios, puedes tener la tranquilidad de que tus documentos estarán en manos seguras.
Informes y análisis: Al finalizar el levantamiento de inventario, muchas empresas de gestión documental proporcionan informes detallados y análisis de los datos recopilados. Estos informes pueden ayudarte a comprender mejor la composición de tu inventario, identificar áreas de mejora y tomar decisiones más informadas sobre la gestión documental en tu empresa.
En resumen, contratar un servicio de levantamiento de inventario en Transarchivos Ltda , puede ofrecer ventajas significativas, como precisión, eficiencia, organización, seguridad y acceso mejorado a los documentos. Esto te permite optimizar tus operaciones y enfoque en tu negocio principal mientras confías en expertos para manejar tu inventario de manera efectiva.
