Con Transarchivos Ltda, podrás contar con una metodología probada y herramientas de vanguardia para llevar a cabo el levantamiento de inventario de manera precisa y sin complicaciones. Nuestro enfoque personalizado nos permite adaptarnos a las necesidades únicas de tu empresa, brindando soluciones que maximizan la productividad y minimizan los riesgos asociados con la gestión documental.
¿Que es servicio inmediato?
Servicio que consiste en poner a disposición del cliente autorizado previamente a través del contrato suscrito de custodia, los documentos solicitados y que sirven para atender requerimientos judiciales o administrativos hacia una entidad o personas.
El préstamo documental implica que un usuario solicita la entrega de un documento específico o de un conjunto de documentos durante un período determinado. Este servicio permite a los usuarios acceder a la información contenida en los documentos y utilizarla para sus investigaciones, estudios o cualquier otro propósito legítimo.
Por otro lado, la consulta documental se refiere a la posibilidad de acceder y revisar los documentos en el lugar donde se encuentran resguardados, ya sea una biblioteca, archivo u otro centro de documentación. En este caso, los usuarios no retiran los documentos, sino que los consultan en las instalaciones designadas.
La consulta documental puede requerir un proceso de solicitud previa, especialmente si los documentos son de acceso restringido o requieren medidas especiales de seguridad. Durante la consulta, los usuarios pueden examinar, leer, tomar notas o hacer copias de los documentos, según las políticas y condiciones establecidas por la institución que los custodia.
En resumen, el préstamo y consulta documental son servicios que permiten a los usuarios acceder a la información contenida en los documentos para su estudio, investigación u otros fines. El préstamo implica la entrega temporal de los documentos, mientras que la consulta se realiza en el lugar donde se encuentran los documentos. Estos servicios son fundamentales para facilitar el acceso a la información y fomentar la difusión del conocimiento.
procedimiento -prestamo y/o consulta documental (servicio inmediato)
Transarchivos Ltda
solicitud cliente
El cliente autorizado debe enviar la información de forma correcta a través de los medios de comunicación (telefono email) dispuestos y se apoyara con la base de datos suministrada por Transarchivos o en su defecto la base que tenga el cliente elaborada por ellos.
recepcion
Recepción de la consulta por parte del área encargada, las personas encargadas del área deben validar tanto la información que solicitan como las firmas de quien solicitan.
validacion informacion
Búsqueda y validación de la información en la base de datos o en las cajas que están en proceso de clasificación.
retiro informacion
Retiro de la información de las cajas o carpetas y entrega a la persona encargada para el envío a través de medios electrónico o física al cliente.
elaboración ficha de control
Documento indispensable para el control del préstamo documental. A cada documento o unidad documental se le asigna un código de barras que permite verificar la trazabilidad de préstamo durante el tiempo de conservación.
entrega de documentos
Se realiza en vehículos propios de Transarchivos y en los tiempos establecidos según acuerdo contractual entre las dos partes.
seguimiento y devolución
En esta etapa Transarchivos entrega un reporte de los documentos que están en calidad de préstamo para que el cliente determine si devuelve los documentos o los conserva para consulta en sus instalaciones.
rearchivo
Transarchivos tiene personal que se encarga de retornar los documentos prestados a las cajas o carpetas originales para mantener el control de lo mismos.
ventajas del servicio inmediato
Transarchivos Ltda
El proceso de préstamo y consulta documental en Colombia ofrece varias ventajas tanto para los usuarios como para las instituciones que brindan el servicio. A continuación, se presentan algunas de las ventajas más destacadas:
Acceso a información: El préstamo y consulta documental permiten a los usuarios acceder a una amplia variedad de recursos de información, como libros, revistas, artículos, archivos históricos, documentos técnicos, entre otros. Esto les brinda la oportunidad de ampliar sus conocimientos, realizar investigaciones, estudiar temas específicos y mantenerse actualizados en sus áreas de interés.
Flexibilidad y conveniencia: El servicio de préstamo de documentos ofrece a los usuarios la posibilidad de llevar los materiales a sus propias ubicaciones, lo que les permite estudiar, investigar o leer en su propio tiempo y lugar conveniente. Esto es especialmente útil para aquellos usuarios que no pueden visitar la institución de manera regular.
Ahorro de tiempo: Al poder llevar los documentos a casa u otro lugar, los usuarios ahorran tiempo que de otro modo tendrían que invertir en visitas continuas a la institución para consultar la información. Esto es especialmente beneficioso para aquellos usuarios que residen lejos de la institución o tienen horarios ocupados.
Amplia variedad de recursos: Las instituciones que brindan servicios de préstamo y consulta documental generalmente cuentan con una amplia gama de recursos, lo que permite a los usuarios acceder a una diversidad de materiales y enfoques en su búsqueda de información. Esto enriquece su experiencia de aprendizaje y les brinda una perspectiva más amplia sobre un tema determinado.
Asesoramiento profesional: Las bibliotecas, archivos y centros de documentación suelen contar con personal capacitado y experto en el manejo de recursos de información. Los usuarios pueden beneficiarse del asesoramiento y orientación que estos profesionales brindan para identificar los recursos más relevantes y adecuados para sus necesidades de investigación o estudio.
Conservación y preservación: Al establecer reglas y condiciones para el préstamo y consulta de documentos, las instituciones promueven la conservación y preservación de los materiales. Los usuarios están informados sobre el manejo adecuado de los documentos, lo que contribuye a su protección a largo plazo y asegura que estén disponibles para futuras generaciones.
En resumen, el proceso de préstamo y consulta documental en Colombia ofrece ventajas significativas al brindar acceso a información, flexibilidad, conveniencia, ahorro de tiempo, variedad de recursos, asesoramiento profesional y contribuir a la conservación y preservación de los documentos. Estos servicios son fundamentales para promover el acceso a la información y fomentar el aprendizaje e investigación en diferentes áreas de conocimiento.