1. ALCANCE :Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos
y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de
Transarchivos LTDA
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
Transarchivos LTDA con domicilio en la Calle 21 39ª – 40 de Bogotá. Correo electrónico
info@transarchivos.com Teléfono (+571) 3164530.
3. DEFINICIONES
● Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de Datos Personales.
● Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al
Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la
existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder
a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
● Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
● Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
● Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos,
se identificará expresamente quién será el Encargado.
● Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
● Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los
participantes de actividades promocionales o afines.
● Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
● Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
● Transmisión: tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro
o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4. TRATAMIENTO
Transarchivos LTDA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para
el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus
relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales
correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la
enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores,
clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.
5. FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de Transarchivos LTDA con las siguientes
finalidades:
5.1. Para el envío de información a sus empleados y familiares;
5.2. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información
relevante, la toma de pedidos, facturación y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos entre
otros.
5.3. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de procesos
y la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
5.4. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia
crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus
deudores.
5.5. Para mejorar, promocionar y desarrollar su servicio a nivel nacional e internacional.
5.6. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales
que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
5.7. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos
judiciales o legales.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de
Transarchivos LTDA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier
momento:
6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales TRANSARCHIVOS LTDA está realizando el
Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean
actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.
6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a TRANSARCHIVOS LTDA para el Tratamiento de
sus Datos Personales.
6.3. Ser informado por TRANSARCHIVOS LTDA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado
a sus Datos Personales.
6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
6.5. Solicitar a TRANSARCHIVOS LTDA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la
autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo.
No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no
procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en
la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y
TRANSARCHIVOS LTDA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
7. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
La Unidad Administrativa de Transarchivos LTDA. Tiene a su cargo la labor de desarrollo,
implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los empleados que
realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes unidades de Transarchivos LTDA, están
obligados a reportar estas Bases de Datos a la Unidad Administrativa y a dar traslado a ésta de
manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares
de Datos Personales.
La Unidad Administrativa de Transarchivos LTDA también ha sido designada como unidad
responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la
información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar
la autorización.
8. AUTORIZACIÓN
Transarchivos LTDA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los
Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más
tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto,
no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su
voluntad de autorizar que Transarchivos LTDA realice el Tratamiento de sus Datos Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos
a disposición por Transarchivos LTDA, tales como:
● Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
● De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
● Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo,
a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales
se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por Transarchivos LTDA, es necesario que la autorización
se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
8.3. Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe
informársele claramente:
● Los Datos Personales que serán recolectados.
● La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
● Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se
va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
● Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales.
● El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen
sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
NATURALEZA SENSIBLE
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza
sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales
como los relacionados con :
● Origen racial o étnico.
● Orientación política.
● Convicciones religiosas / filosóficas.
● Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a
partidos políticos.
● Salud.
● Vida sexual.
● Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se
cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas
en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Transarchivos
LTDA deberá:
● Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
● Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad
del Tratamiento.
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales
sensibles.
10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de
2013, TRANSARCHIVOS LTDA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento,
uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes,
siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, TRANSARCHIVOS LTDA deberá obtener la Autorización del
representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser
escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para
entender el asunto.
11. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS
Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados,
puestos en circulación por TRANSARCHIVOS LTDA, podrán ejercer en cualquier momento sus
derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de
Datos Personales:
11.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a TRANSARCHIVOS LTDA:
● Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
● Solicitar prueba de la autorización otorgada a TRANSARCHIVOS LTDA para el Tratamiento de sus
Datos Personales.
● Información respecto del uso que se le ha dado por TRANSARCHIVOS LTDA a sus datos
personales.
Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
TRANSARCHIVOS LTDA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones
y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
● Comunicación dirigida a TRANSARCHIVOS LTDA Carrera 13 No. 60-86 Of 304 en la ciudad de
Bogotá D.C.
● Solicitud presentada al correo electrónico: info@transarchivos.com
Atención y respuesta por parte de TRANSARCHIVOS LTDA:
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar
los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a TRANSARCHIVOS LTDA, a través de una queja o
reclamo presentado:
● La corrección o actualización de la información.
● La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el
Tratamiento de los mismos.
● Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la
Ley de Protección de Datos Personales.
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la
dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera
hacer valer.
Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:
TRANSARCHIVOS LTDA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y
reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
● Comunicación dirigida a TRANSARCHIVOS LTDA Carrera 13 No. 60-86 Of 304 en la ciudad de
Bogotá D.C.
● Solicitud presentada al correo electrónico: info@transarchivos.com
Atención y respuesta por parte de TRANSARCHIVOS LTDA:
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, TRANSARCHIVOS LTDA deberá requerir al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las
fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a
la Unidad Administrativa de TRANSARCHIVOS LTDA., en un término máximo de dos (2) días hábiles
e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
12. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA
Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de TRANSARCHIVOS
LTDA, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la
información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del
hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de
dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de
éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se
recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos
sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web
de TRANSARCHIVOS LTDA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de
acuerdo con las opciones de su navegador de Internet.
13. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
TRANSARCHIVOS LTDA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos
Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de TRANSARCHIVOS LTDA se limita a
disponer de los medios adecuados para este fin. TRANSARCHIVOS LTDA no garantiza la seguridad
total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o
del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos
Personales objeto de Tratamiento por parte de TRANSARCHIVOS LTDA y sus Encargados.
TRANSARCHIVOS LTDA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y
cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de
los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
14. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
TRANSARCHIVOS LTDA podrá revelar a sus distribuidores, asociados de negocio y aliados los Datos
Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta
Política de Protección de Datos Personales.
Igualmente TRANSARCHIVOS LTDA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a
TRANSARCHIVOS LTDA cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el
desarrollo de las actividades de TRANSARCHIVOS LTDA; b. Por transferencia a cualquier título de
cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre
TRANSARCHIVOS LTDA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la
información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las
siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
● Dar Tratamiento, a nombre de TRANSARCHIVOS LTDA a los Datos Personales conforme los
principios que los tutelan.
● Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
● Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.
15. VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 31 de Octubre de 2016