Es importante respetar la capacidad de almacenamiento de las AZ (Archivadores) y carpetas para mantener la organización y la eficiencia. Superar su capacidad puede dificultar la búsqueda y recuperación de documentos, además de hacer que sea más complicado mantener un archivo ordenado y accesible
Los archivos de gestión deben guardarse en un lugar seguro y accesible, como armarios, estanterías o sistemas de gestión documental electrónica. Es fundamental que estén organizados y etiquetados claramente para una rápida recuperación.
La copia de facturas y recibos post puede ser importante para mantener un registro adicional en caso de pérdida o daño del documento original. También puede ser necesario para cumplir con requisitos fiscales o legales.
Debes marcar una unidad documental de manera clara y concisa. Incluye información como el nombre de la carpeta, la fecha, el contenido y cualquier otra información relevante. Esto facilitará la búsqueda y organización.
Organiza los documentos de manera lógica y coherente. Puedes hacerlo por fecha, tipo de documento, proyecto, o cualquier otro criterio que tenga sentido para tu negocio. Utiliza separadores o etiquetas para distinguir secciones.
El tiempo de retención de los archivos contables puede variar según las regulaciones fiscales y legales de tu país. En muchos casos, se recomienda mantener estos registros durante al menos 5-7 años.
El tiempo de retención de los registros de recursos humanos también puede variar según las leyes y regulaciones locales. En general, se suele conservar esta información durante varios años después de que un empleado haya dejado la empresa.
El tiempo de retención de los registros comerciales depende de las regulaciones comerciales y fiscales. En muchos casos, se recomienda mantener estos registros durante al menos 7 años.
Las cajas de archivo resistentes y duraderas hechas de cartón o plástico de alta calidad suelen ser las mejores opciones. Asegúrate de que sean lo suficientemente grandes para contener tus documentos y que estén etiquetadas claramente.
Escanear la información permite crear copias digitales respaldadas de documentos físicos, lo que facilita el acceso y la recuperación de información, además de reducir el riesgo de pérdida o daño de documentos físicos.
Un archivo de gestión generalmente incluye documentos relacionados con las operaciones diarias de una empresa, como facturas, contratos, correspondencia, registros de recursos humanos y otros documentos esenciales para la gestión eficiente de la empresa.
Los pasos para implementar un sistema de gestión documental pueden variar según las necesidades de tu organización, pero en general, incluyen la identificación de requisitos, la planificación, la digitalización, la organización, la capacitación del personal y el seguimiento continuo del sistema.
Entendemos que puedes tener algunas dudas sobre nuestros servicios y cómo podemos ayudarte en tus necesidades de gestión de documentos. Por eso, hemos creado esta sección de preguntas frecuentes para brindarte respuestas claras y concisas a las interrogantes más comunes que puedas tener.
En Transarchivos Ltda, reconocemos la importancia de la transparencia y la comunicación clara con nuestros clientes. Por eso, nuestras políticas están diseñadas para brindarle una comprensión completa de cómo operamos y cómo protegemos tus documentos y datos confidenciales.
