Transarchivos se dedica a mejorar la eficiencia en la gestión de documentos de su empresa. Lo hacemos mediante la creación de un proceso especializado que simplifica la captura, almacenamiento y organización de todos los documentos de su compañía. Esta eficaz gestión documental no solo facilita la búsqueda y recuperación de información clave.
Diseño e implementacion programa de gestion documental (PGD)
Transarchivos apoya la gestión documental de su empresa mediante el diseño de un proceso que permita capturar, almacenar organizar los documentos de su compañía que faciliten la búsqueda ahorrando dinero y tiempo.
La gestión documental de una empresa, es un proceso mediante el cual se captura, revisa, almacena y recupera información de los documentos internos de esta.
Para ello es importante tener en cuenta, que este es un proceso que se debe llevar a cabo siguiendo normas técnicas y prácticas para garantizar el correcto proceso de gestión documental tanto para archivos físicos como digitales.
Las ventajas de llevar una correcta gestión documental en una empresa son:
- Ahorro de costes.
- Ahorro de tiempo.
- Ahorro de espacio.
- Custodia de documentos.
- Optimización de procesos.
- Mejor administración de la información.
- Orden y jerarquización de documentos.
modelo de programa de gestion documental
Transarchivos Ltda
Estos términos son fundamentales en la gestión de documentos y archivos para garantizar la organización, la eficiencia y el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios.
cuadro de clasificación documental (ccd)
Un Cuadro de Clasificación Documental es una herramienta utilizada en la gestión de documentos y archivos. Consiste en una estructura jerárquica que organiza y clasifica los documentos de una organización en categorías, series y subseries. El CCD establece cómo se agrupan y se organizan los documentos según su contenido y función, lo que facilita su búsqueda, conservación y disposición adecuada.
tabla de retención documental (tdr)
Una Tabla de Retención Documental es un documento que establece los plazos o períodos de tiempo durante los cuales una organización debe conservar sus documentos antes de su eliminación o archivo permanente. Define cuánto tiempo se deben mantener los documentos para cumplir con requisitos legales, regulaciones y necesidades de gestión, y cuándo pueden ser descartados o transferidos a archivos históricos.
Programa de Gestión Documental (PGD)
Un Programa de Gestión Documental es un conjunto de políticas, procedimientos y prácticas establecidas por una organización para administrar de manera eficiente sus documentos y registros durante todo su ciclo de vida. El PGD abarca la creación, organización, retención, disposición y acceso a documentos, con el objetivo de optimizar la gestión de la información y garantizar su integridad y disponibilidad.
plan Institucional de archivos (pinar)
El Plan Institucional de Archivos es un documento estratégico que establece las directrices y políticas generales para la gestión de archivos en una institución o entidad. Incluye objetivos, metas y estrategias para garantizar la organización, preservación y acceso eficiente a los documentos y registros a lo largo del tiempo. El PINAR es esencial para asegurar la conservación y el acceso a la memoria institucional.
inventario documental
Un Inventario Documental es una lista detallada de todos los documentos y registros de una organización, categorizados y describiendo su contenido, fecha, ubicación y otros atributos relevantes. El propósito de un inventario documental es proporcionar un panorama completo de los documentos que posee una entidad, lo que facilita la toma de decisiones en la gestión documental, la localización de documentos y la identificación de aquellos que deben ser retenidos o eliminados.
componentes clave de un Programa de gestión documental
Transarchivos Ltda
Políticas Documentales: Establece las directrices generales y los principios que rigen la gestión de documentos en la organización. Define aspectos como la confidencialidad, la seguridad de la información, la retención de documentos y otros aspectos importantes.
Procedimientos Documentales: Detalla los procesos específicos que deben seguirse para la creación, organización, almacenamiento y disposición de documentos. Esto incluye la nomenclatura de archivos, la clasificación, la digitalización, la gestión de versiones y otros aspectos operativos.
Ciclo de Vida Documental: Define las etapas por las que pasa un documento desde su creación hasta su eliminación o archivo permanente. Por lo general, incluye la creación, uso activo, retención, revisión y disposición.
Clasificación Documental: Establece un sistema de clasificación que organiza los documentos en categorías, series y subseries. Esto facilita la localización y recuperación de documentos.
Control de Acceso y Seguridad: Establece políticas y procedimientos para garantizar que los documentos estén protegidos contra el acceso no autorizado y el robo de información confidencial.
Tecnología y Herramientas: Describe las herramientas tecnológicas utilizadas para la gestión documental, como sistemas de gestión documental electrónica (GED), software de archivo digital, y herramientas de búsqueda y recuperación.
Beneficios del Programa de Gestión Documental:
Eficiencia: Facilita la búsqueda y recuperación de documentos, lo que ahorra tiempo y recursos.
Cumplimiento: Ayuda a cumplir con requisitos legales y reglamentarios relacionados con la retención y disposición de documentos.
Conservación de Información: Protege la información vital y la memoria institucional de la organización.
Seguridad: Mejora la seguridad y la privacidad de la información sensible.
Reducción de Espacio Físico: Permite reducir la necesidad de espacio físico para el almacenamiento de documentos en papel.
La implementación de un PGD es esencial para una gestión eficiente de documentos y archivos en organizaciones de todos los tamaños y sectores, y puede adaptarse a las necesidades específicas de cada entidad.
