Convierte el caos de los archivos en papel en un sistema eficiente y accesible con nuestra solución de digitalización de archivos. Olvídate de los armarios llenos de documentos y da la bienvenida a un entorno digital organizado y fácil de gestionar. Convierte tus documentos físicos en archivos digitales de manera rápida y segura, optimizando tus procesos y liberando espacio físico.
¿Que es la digitalizacion de archivos?
La digitalización de archivos es el proceso mediante el cual los documentos en formato físico, como papel o fotografías, son convertidos en archivos digitales accesibles y almacenados en sistemas electrónicos. En el contexto de una empresa de gestión documental, la digitalización de archivos juega un papel fundamental para optimizar la organización y el flujo de información.
Este proceso implica la utilización de tecnología especializada, como escáneres de alta resolución, software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y sistemas de gestión documental. Los documentos se escanean y se transforman en imágenes digitales que se pueden almacenar, buscar y compartir de manera electrónica.
La digitalización de archivos ofrece numerosos beneficios para una empresa de gestión documental. En primer lugar, reduce la dependencia de documentos físicos, lo que ahorra espacio físico y costos asociados con el almacenamiento y la manipulación de archivos en papel. Además, facilita el acceso y la búsqueda rápida de la información, ya que los archivos digitales pueden ser indexados y etiquetados para una fácil recuperación.
procedimiento – digitalizacion
Transarchivos Ltda
preparación de documentos:
Los documentos físicos deben ser preparados antes de la digitalización. Esto implica retirar grapas, clips u otros elementos de sujeción, alisar las páginas arrugadas y asegurarse de que los documentos estén en condiciones adecuadas para su escaneo.
escaneo
Los documentos se escanean utilizando equipos de escaneo de alta calidad. Se utilizan escáneres planos o alimentadores automáticos de documentos (ADF) según las necesidades y características de los documentos. Durante este proceso, se generan imágenes digitales de los documentos.
Indexación y metadatos
Después de escanear los documentos, se realiza la indexación y asignación de metadatos a las imágenes digitales. Los metadatos son información descriptiva que ayuda a identificar y organizar los documentos digitalizados, como nombres, fechas, números de expedientes, categorías, entre otros.
ocr
En muchos casos, es importante realizar un proceso de OCR en las imágenes digitalizadas. El OCR permite convertir el texto impreso en los documentos en texto digitalmente editable y buscable. Esto facilita la recuperación y búsqueda de documentos en función de su contenido.
almacenamiento y gestión documental
Una vez que los documentos han sido digitalizados y procesados, se almacenan en sistemas de gestión electrónica de documentos (GED). Estos sistemas permiten el almacenamiento, organización y búsqueda de los documentos digitalizados de manera eficiente.
control de acceso
Se implementan medidas de seguridad para proteger los documentos digitalizados. Esto puede incluir controles de acceso a los sistemas de gestión electrónica de documentos, encriptación de datos, auditorías de seguridad y políticas de confidencialidad para proteger la integridad y confidencialidad de los archivos digitales.
Retención y disposición de los documentos
Después de la digitalización, se deben establecer políticas y procedimientos para la retención y disposición adecuada de los documentos físicos. Esto puede implicar la destrucción segura de los documentos físicos o su almacenamiento en condiciones adecuadas para preservar los documentos
ventajas de la digitalizacion
Transarchivos Ltda
Ahorro de espacio físico: La digitalización de archivos elimina la necesidad de mantener grandes cantidades de documentos físicos. Al almacenar los archivos en formato digital, se reduce la necesidad de espacios de almacenamiento físico, como archivadores o bodegas, lo que puede liberar espacio valioso en las instalaciones de la empresa
Acceso rápido y fácil a la información: Los archivos digitalizados se pueden almacenar en un sistema de gestión documental, lo que permite un acceso rápido y sencillo a la información necesaria. Los documentos se pueden buscar, recuperar y visualizar con solo unos clics, lo que mejora la eficiencia y ahorra tiempo en comparación con la búsqueda manual en archivos físicos.
Mayor seguridad y protección: Los archivos digitales pueden ser protegidos mediante medidas de seguridad, como contraseñas, cifrado y copias de seguridad regulares. Esto reduce el riesgo de pérdida, daño o acceso no autorizado a la información. Además, los sistemas de gestión documental suelen tener funciones de control de acceso, lo que permite gestionar y restringir los permisos de visualización y edición de los documentos.
Colaboración y compartición eficiente: Con los archivos digitalizados, es más fácil compartir y colaborar en documentos con colegas, clientes o proveedores. Los archivos se pueden enviar electrónicamente, lo que acelera los procesos y elimina la necesidad de hacer copias físicas o enviar documentos por correo. Además, múltiples usuarios pueden acceder simultáneamente a los archivos, lo que facilita la colaboración en tiempo real.
Preservación y recuperación de documentos: Los archivos físicos están expuestos a daños por el paso del tiempo, incendios, inundaciones u otros eventos desafortunados. Al digitalizar los documentos, se garantiza su preservación a largo plazo. Además, los sistemas de gestión documental suelen contar con funciones de copia de seguridad y recuperación de datos, lo que asegura la protección de los archivos ante posibles pérdidas.
Cumplimiento normativo y legal: La digitalización de archivos facilita el cumplimiento de normativas y requisitos legales relacionados con la gestión y conservación de documentos. Los sistemas de gestión documental permiten establecer políticas de retención y eliminación de documentos, así como auditar y rastrear las actividades relacionadas con los archivos.