En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, la correcta administración de la información se ha convertido en un desafío crucial para las organizaciones. En Transarchivos, entendemos la importancia de tener un sistema robusto y eficiente para gestionar tus documentos, liberándote de la carga y el tiempo que implica su manejo interno.
¿Que es el servicio in-house?
El servicio de outsourcing de la empresa de gestión documental Transarchivos Ltda se refiere a la externalización de funciones y procesos relacionados con la gestión documental a un proveedor externo especializado en dichos servicios. Transarchivos Ltda contrata a este proveedor para que se encargue de las tareas de gestión documental en su nombre.
Al externalizar estos servicios de gestión documental, Transarchivos Ltda puede beneficiarse de la experiencia y especialización del proveedor, reducir costos operativos, mejorar la eficiencia y centrarse en sus actividades principales. Además, el outsourcing permite escalar los servicios de gestión documental según las necesidades cambiantes de Transarchivos Ltda, ya que el proveedor puede adaptarse a los volúmenes y requerimientos específicos.
procedimiento – servicio de outsourcing
Transarchivos Ltda
El proceso de servicio in-house(outsourcing) implica una serie de pasos para garantizar la seguridad y protección adecuada de la información almacenada en dichos medios. A continuación, se describen los principales aspectos del proceso
Es importante tener en cuenta que estos pasos pueden variar dependiendo de la empresa y los requerimientos específicos del cliente. Por lo tanto, es recomendable comunicarse directamente con nosotros para obtener información detallada sobre su proceso custodia de medios magneticos.
evaluacion de necesidades
TSe realiza una evaluación exhaustiva de las necesidades de sus clientes en cuanto a la gestión documental. Se identifican las áreas que podrían beneficiarse del outsourcing, como la digitalización de documentos, la indexación, la custodia, la destrucción segura, entre otros.
consultoria y propuesta
La empresa se reúne con el cliente para comprender sus requisitos y expectativas. Con base en esta información, Transarchivos Ltda propone una solución personalizada y un plan detallado para subcontratar los servicios de gestión documental que mejor se ajusten a las necesidades del cliente.
acuerdos y contratos
Se establecen los términos y condiciones del outsourcing en un contrato detallado. Este contrato incluye los servicios a ser subcontratados, el alcance del trabajo, los plazos, los niveles de servicio esperados, los costos y otras cláusulas relevantes para ambas partes.
trancision de actividades
Una vez que se firma el contrato, se inicia la transición de las actividades y servicios subcontratados. Transarchivos Ltda se asegura de que su equipo y el personal del cliente trabajen en conjunto para garantizar una transición fluida y eficiente.
implementacion y operacion
Transarchivos Ltda comienza a operar los servicios subcontratados de acuerdo con el plan acordado. Se emplean tecnologías avanzadas y mejores prácticas en la gestión documental para garantizar una ejecución eficiente y de alta calidad.
monitoreo y seguimiento
Durante todo el proceso de outsourcing, Transarchivos Ltda realiza un monitoreo constante del desempeño de los servicios subcontratados. Se llevan a cabo evaluaciones periódicas para asegurarse de que los niveles de servicio se cumplan y se aborden posibles problemas o mejoras necesarias.
seguridad y confidencialidad
La empresa mantiene altos estándares de seguridad y confidencialidad en el manejo de la información del cliente. Se implementan medidas para proteger la privacidad y la integridad de los documentos, garantizando que la información sensible esté protegida en todo momento.
mejora continua
Se trabaja en conjunto con sus clientes para identificar oportunidades de mejora y optimización de los procesos. Se busca aumentar la eficiencia, reducir costos y brindar una experiencia de servicio aún más satisfactoria.
ventajas del servicio outsourcing
Transarchivos Ltda
el servicio de outsourcing de gestión documental de Transarchivos Ltda ofrece ventajas significativas como eficiencia operativa, reducción de costos, acceso a tecnología y conocimientos especializados, mejora de la seguridad y confidencialidad, mayor enfoque en el negocio principal, flexibilidad y escalabilidad, mejora del servicio al cliente y cumplimiento normativo. Estas ventajas hacen que el outsourcing sea una opción atractiva para muchas organizaciones que buscan mejorar su gestión documental y optimizar sus recursos.
Eficiencia operativa: Al subcontratar los servicios de gestión documental, las organizaciones pueden optimizar sus procesos y operaciones, lo que les permite concentrarse en sus actividades principales y estratégicas. Transarchivos Ltda cuenta con la experiencia y tecnología adecuada para llevar a cabo estas tareas de manera más eficiente y con alta precisión.
Reducción de costos: El outsourcing permite a las empresas evitar gastos innecesarios en infraestructura, equipos y personal especializado. En lugar de invertir en recursos propios, pueden contar con los servicios de Transarchivos Ltda, lo que puede resultar en ahorros significativos a largo plazo.
Acceso a tecnología y conocimientos especializados: Transarchivos Ltda está a la vanguardia de las últimas tecnologías y mejores prácticas en gestión documental. Al subcontratar a una empresa especializada, las organizaciones pueden aprovechar esta experiencia y obtener acceso a tecnologías avanzadas sin necesidad de invertir en su adquisición o capacitación.
Mejora de la seguridad y confidencialidad: La gestión documental requiere altos niveles de seguridad y confidencialidad para proteger la información sensible. Transarchivos Ltda cuenta con protocolos y medidas de seguridad rigurosos para asegurar que la información esté protegida y cumpla con las normativas y regulaciones vigentes.
Mayor enfoque en el negocio principal: Al delegar las tareas de gestión documental a una empresa externa, las organizaciones pueden dedicar más tiempo y recursos a sus actividades principales, lo que les permite ser más competitivas y centrarse en su crecimiento y desarrollo.
Flexibilidad y escalabilidad: El outsourcing permite a las organizaciones ajustar los servicios de gestión documental según sus necesidades cambiantes. Transarchivos Ltda puede adaptarse fácilmente a los volúmenes de documentos y requerimientos específicos de cada cliente.
Mejora del servicio al cliente: Una gestión documental eficiente puede mejorar los tiempos de respuesta y la disponibilidad de la información para los clientes internos y externos de la organización, lo que contribuye a una experiencia más satisfactoria.
Cumplimiento normativo: Transarchivos Ltda garantiza que los documentos y la información se gestionen de acuerdo con las regulaciones y leyes vigentes, asegurando así que las organizaciones cumplan con los requisitos legales y eviten posibles sanciones o multas.